Private E-Mails im Betrieb

Fast jeder schreibt mal private Mails im Büro. Doch ist das erlaubt? Kann der Arbeitgeber die private Nutzung verbieten? Darf er die Mails der Beschäftigten lesen?

Ist das Schreiben privater Mails im Betrieb erlaubt?

Das kommt auf die jeweilige Regelung im Betrieb an: Es gibt Betriebsvereinbarungen, die das Schreiben von privaten E-Mails und die private Nutzung des Internets entweder komplett untersagen oder auf ein Minimum reduzieren. Ist keine Betriebsvereinbarung vorhanden und auch sonst nichts geregelt, so ist eine private Nutzung dieser dienstlichen Geräte verboten.

In vielen Betrieben wird die private Nutzung allerdings über einen längeren Zeitraum vom Arbeitgeber einfach so geduldet. Dann ist von einer Erlaubnis aufgrund betrieblicher Übung auszugehen. Unabhängig davon, ob eine Erlaubnis vorliegt oder nicht, ist eine „dienstlich“ bedingte private Kommunikation zulässig. Hierzu gehört beispielsweise, dass man zu Hause Bescheid gibt, dass es etwas später wird oder die Mitteilung an eine/n Kollegen/in, dass man nicht mit ihm/ihr nach Hause fährt.

Warum untersagen Arbeitgeber das Schreiben privater E-Mails?

Arbeitsmittel wie Computer, E-Mail-Server und oft auch Smartphones gehören dem Arbeitgeber. Der Beschäftigte soll sie nutzen, um seine Arbeitsaufgabe zu erledigen. Ist die private Nutzung von E-Mail und Internet erlaubt, so wird der Arbeitgeber offiziell zum Telekommunikations-Anbieter. Der Arbeitgeber ist dann nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG) zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet ist. Er kann sich sogar strafbar machen, wenn er nicht sicherstellt, dass private E-Mails und Verbindungsdaten nicht von unbefugten Dritten – also auch Arbeitskolleg*innen – gelesen werden.

Darf der Arbeitgeber E-Mails lesen oder überwachen?

Das Lesen von Mails oder gar das technisierte Überwachen mittels spezieller Kontrollsoftware stellen Eingriffe in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten dar. Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt daher für jegliche Kontrollmaßnahme des Arbeitgebers eine spezielle Rechtsgrundlage.

Hat der Arbeitgeber jedoch in einer Betriebsvereinbarung das Schreiben privater Mails untersagt, so hat er gewisse Kontrollrechte. Er darf – ähnlich wie auch sonst bei Geschäftspost – die »äußeren Daten« der Mails kontrollieren, also den Zeitpunkt der Absendung derselben und die angeschriebene Adresse sowie ob sie dienstlichen Charakter haben.

Auf die Inhalte selbst darf nicht ohne weiteres zugriffen werden. Hier sind nur stichprobenartige Überprüfungen der Mailsysteme zulässig, um mögliche Straftaten (Verrat von Geschäftsgeheimnissen) zu verhindern oder die Einhaltung der IT-Sicherheitsregeln zu kontrollieren. Eine umfassende, gar eine automatisierte Überwachung der E-Mails ist unzulässig.

Ist die private E-Mail-Nutzung im Betrieb erlaubt, sind die Mails für den Arbeitgeber tabu, sofern dienstliche und private Mails auf dem gleichen Account sind. Es gilt strikt der Schutz des Fernmeldegeheimnisses. Ohne Zustimmung der Arbeitnehmer*innen darf der Arbeitgeber keine Kontrollen vornehmen, auch dann nicht, wenn etwas ganz Außergewöhnliches vorliegt, etwa ein konkreter Verdacht auf eine Straftat.

Darf der Betriebsrat E-Mails an alle schicken?

Der Betriebsrat darf die Beschäftigten im Rahmen seiner Tätigkeit per E-Mail oder über das Intranet ansprechen. Fraglich ist eher, ob der Betriebsrat das Mailsystem auch nutzen darf, um E-Mails an den gesamten Betrieb zu senden. Dass eine im Betrieb vertretende Gewerkschaft zu Werbe- und Informationszwecken über die Firmen-E-Mail-Adresse an die Arbeitnehmer senden kann, ist inzwischen gerichtlich geklärt. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung verboten hat.

Also kann es der Betriebsrat als innerbetriebliche Instanz erst recht. Im Hinblick auf die mittlerweile allgemein übliche betriebliche Kommunikationspraxis über E-Mail wird man dem Betriebsrat das Recht einräumen müssen, im Rahmen seiner Kompetenzen E-Mails an alle versenden zu dürfen. Die Grenze solcher Aktionen ist erst erreicht, wenn der Betriebsablauf gestört wird oder messbare wirtschaftliche Nachteile für den Arbeitgeber eintreten.

Kann der Betriebsrat bei Mail-Systemen mitbestimmen?

Immer dann, wenn der Arbeitgeber eine technische Einrichtung installieren will, die geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung des Beschäftigten zu überwachen, hat der Betriebsrat nach dem Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht. Mailsysteme sind solche technischen Einrichtungen. Auch wenn der Chef die Inhalte der Mails nicht liest oder nicht lesen darf, so kann er nachvollziehen, wann der Mitarbeiter sich am System an- und abgemeldet hat, wann er welche Mails an wen verschickt hat.

Der Betriebsrat sollte seine Zustimmung keinesfalls pauschal erteilen, er sollte die Details der Nutzung solcher IT-Systeme, wozu auch das Mailsystem gehört, immer in einer Betriebsvereinbarung regeln, die die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer schützt. (Unter Verwendung eines Textes der Bund-Verlag GmbH)

Buchtipp zum Thema: Wolfgang Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«, Internet, Arbeit 4.0 und Crowdwork, 6. Auflage 2018, Bund-Verlag Köln

Foto: Thomas Range